Het is iedereen wel eens overkomen: een oude versie verzenden, verkeerde informatie doorsturen of juist het verliezen van informatie tijdens het samenvoegen van documenten. Dat komt vooral voor als je in verschillende systemen werkt en bestanden op diverse locaties opslaat. Zo vergroot je de kans dat je met meerdere versies van het document komt te zitten en je het overzicht kwijtraakt. Versiebeheer voorkomt dat probleem. Wat is het precies en hoe werkt het? Je leest er alles over in dit artikel.
Wat houdt versiebeheer in?
In principe is versiebeheer heel makkelijk uit te leggen. Je houdt hierbij verschillende fases van een document bij. Dit geldt voor de aanmaak tot het aanvullen van het definitieve document. Versiebeheer is op elk document toe te passen. Zo kun je denken aan een offerte, contract of rapport. Zo gebruik je versiebeheer bij het opstellen van documenten en zet je het in bij up-to-date houden van referentiedocumenten. Referentiedocumenten zijn documenten die je regelmatig raadpleegt. Dan kan je denken aan handboeken, draaiboeken en brochures. Omdat je alles vastlegt met behulp van versiebeheer, kan je later specifiek versies opvragen en inzien. Versiebeheer is onderdeel van documentenbeheer en onmisbaar in een document management systeem en bij proces optimaliseren.
Hoe gaat versiebeheer in zijn werk?
Je stelt met versiebeheer alle documenten op één digitale centrale plek beschikbaar. Dat doe je zodat al jouw teamleden tegelijkertijd en onafhankelijk van elkaar het document kunnen bewerken. Je voorkomt hiermee dat er allerlei verschillende versies overal en nergens komen te staan. Daarnaast loopt met versiebeheer niemand het risico om wijzingen en aanvullingen van het document kwijt te raken. Daarnaast is het ideale van versiebeheer dat het automatisch de wijzigingen registreert met daarbij datum en tijd.
Wat maak versiebeheer zo belangrijk?
Gebruik je binnen je bedrijf versiebeheer dan is er voor iedereen duidelijkheid welk document het meest recent en actueel is. Zodoende kan je binnen het bedrijf veilige beslissingen nemen. Versiebeheer brengt de volgende voordelen met zich mee. Je kunt samen met meerdere personen tegelijkertijd aan één document werken. Er ontstaat tijdwinst omdat documenten sneller te vinden zijn. Je werkt niet meer in verouderde versies. Het is precies te zien wie welke wijzigingen heeft gedaan. Daarnaast is er minder lokale opslag nodig, omdat er vanuit één document wordt gewerkt. Tot slot is juiste informatie gemakkelijker te delen met anderen. Versiebeheer brengt voor een bedrijf dus erg veel voordelen met zich mee en eigenlijk kan je tegenwoordig niet meer zonder.